Automatizando procesos aumenta la productividad de tu empresa

Este post tiene como propósito explicarte por qué automatizando tus procesos lograrás mayor productividad para tu empresa. En función a esto, es importante realizar en primer lugar, un análisis ordenado y a fondo de la situación actual de la misma; para determinar las áreas en las que deben aplicarse mejoras.

En ese sentido, un estudio realizado en 11 países, determinó que las empresas de servicios gastan en promedio 69 días al año en tareas administrativas manuales. Esto se traducía en una pérdida conjunta de 5 billones de dólares anuales, entre todas las empresas que participaron en esa investigación.

Asimismo, se determinó que el 67% de los trabajadores, confiarían en la implementación de tecnologías como asistentes virtuales o aplicaciones de software; que contribuyan a que su trabajo sea menos tedioso y repetitivo. 

De esta manera, queda reflejado el gran interés de las empresas, de involucrar las nuevas tecnologías en todas las áreas donde sea posible. Estas iniciativas se vienen observando desde hace ya tres décadas a nivel mundial, con resultados muy positivos.

Automatizando tus procesos, crecerá tu empresa

Automatizando tus procesos rigurosamente y haciendo uso de los mejores avances tecnológicos, lograrás el crecimiento paulatino de la productividad y de tu empresa en todos los aspectos. 

Un estudio que avala esto, reveló que un 94 % de ejecutivos creen que la automatización contribuye con el aumento de la productividad; asegurando además, que con esta se genera más rápido la información necesaria para la toma de decisiones claves de la empresa.

Por otra parte, la automatización asegura no solo el ahorro de tiempo, sino también de costos. Asimismo, se estima que 61% de las empresas que aumentaron sus ingresos en más del 20 %, fue precisamente por emprender la automatización de procesos.

¿Qué áreas son más susceptibles de automatización de procesos?

Las áreas donde puede ser aplicada la automatización son muy bastas. Entre estas destacan principalmente la industrial, la administrativa o de oficinas y el área de las telecomunicaciones. En el área industrial la automatización se enfoca en optimizar y agilizar la producción en masa de diferentes productos.

Asimismo, en el área administrativa y de oficinas, la automatización suplanta procesos de agrupación y cálculo de datos repetitivos, por modernos sistemas de información. Tales como procesos de facturación, pagos y nóminas, o la selección y control de recursos humanos.

En lo referente a las telecomunicaciones, es requerida la automatización para agilizar el envío y recepción masiva de voz y datos. Esto cobra mayor importancia en los últimos años, por la migración paulatina del marketing y las ventas, al mundo del Internet y las redes sociales.

En qué consiste la automatización de procesos

La automatización es básicamente un proceso mediante el cual se transfieren tareas, de un operador humano a un operador tecnológico o robotizado, que se compone esencialmente de equipos y de software

Dichos equipos son computadoras, teléfonos inteligentes, centrales telefónicas, robots industriales o cualquier maquinaria eminentemente electrónica. Y el software, es básicamente el sistema que controla a los equipos.

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En ese sentido, la automatización consiste en implementar equipos y sistemas, para efectuar tareas que para un humano son repetitivas, tediosas y lentas. La automatización garantiza que dichas tareas se realicen de manera asombrosamente rápida y precisa.

Todos son importantes en un proceso de automatización

El paso previo al asimilar y decidir que automatizando tus procesos aportarás a tu empresa una mayor productividad, es contar con la participación de todos. Esto se refiere al personal, cuyas tareas serán transformadas por los nuevos sistemas y equipos implementados.

En ese sentido, se debe explicar a cada jefe de departamento y a cada trabajador, cómo desarrollarán de manera más práctica sus funciones; y cómo esto mejorará su desempeño, el de su departamento y el de toda la empresa. Con esto, el personal se comprometerá con el cambio.

La automatización es incluso muy beneficiosa para el personal, pues deja de hacer tareas tediosas y repetitivas. Además, puede ser entrenado para operar, analizar, controlar y complementar los procesos realizados por los sistemas implementados.

Tipos de automatización

Los tipos de automatización se relacionan con los procesos que serán transformados a raíz de esta. En ese orden de ideas, se pueden establecer los siguientes:

  • Automatización fija. Se basa en el uso de maquinaria y equipos que cumplen procesos repetitivos en grandes líneas de producción o de ensamblaje de productos específicos.
  • Automatización móvil o programable. Se basa en el principio de la automatización fija, pero añade la robótica como principal componente. Se destina a la fabricación o manufactura de productos diversos. 
  • Automatización flexible. Es una mezcla de características específicas de las anteriores. Implementa estaciones de trabajo interconectadas y controladas por sistemas o software específico.
  • Control de procesos. Se basa en el manejo automatizado de procesos, de cambio de estado o transformaciones físicas y/o químicas. Un ejemplo de estos se encuentra en la industria petroquímica o de refinación de petróleo.
  • Proceso electrónico de datos. Se refiere a la automatización de tareas de oficinas administrativas, comerciales y de marketing en general, donde se privilegia el uso de software y equipos telemáticos especializados; para control de nóminas, pagos y ventas, y también en las telecomunicaciones.

¿Qué lograrás automatizando tus procesos?

Lo primero qué lograrás automatizando tus procesos, salta a la vista. Se relaciona en primer lugar con ganar. Y no significa taxativamente ganar dinero, lo cual está garantizado en un retorno de la inversión, si se aplican los cambios necesarios, sino ganar tanto interna como externamente.

De esta manera, cuando se determinan con certeza los procesos susceptibles de automatización y se procede correctamente, la ganancia interna se reflejará en los empleados. Estos estarán identificados y contentos por las mejoras logradas y por consiguiente, se reflejará también en el incremento de la productividad.

Esta productividad genera la ganancia externa, ya que la calidad de los productos fabricados implica satisfacción del mercado. Y si se trata de una empresa de servicios, la automatización de procesos se manifestará directamente en la captación y satisfacción de los clientes.

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